稽核問題

OPWDD 和其他政府機構將審核計劃如何處理個人津貼。他們將審查分類帳和支持文件，並計算手頭現金。

在稽核期間發現一些常見問題。 這些常見問題包括：

• 個人津貼在收到後三（3）天內沒有與可數收入分開
• 缺少資金
• 當他們的不獲得收入的金額減少時，全額的個人津貼金額沒有分配給該人 
• 沒有完成為居住在不同類型住宅的人士所需的個人津貼帳戶百分比的年度檢討
• 屋內現金超過法定人均現金上限
• 個人津貼的支出不適當，例如，個人津貼被用來支付當地電話服務，處方和其他應由機構或醫療補助支付的費用
• 沒有定期重新評估此人在 MMA 中的資金處理技能 
• 關於如何處理個人津貼基金的內部書面程序並不存在
• 缺乏 OPWDD 半年服裝津貼的收據和單獨核算的文件
• 半年服裝津貼基金沒有被使用 

分類帳也存在常見問題，例如：

• 發生時未在分類帳中輸入現金交易
• 沒有記錄進行購買的人
• 分類帳維護不良或不存在
• 數學錯誤是在分類帳上作出
• 購買沒有證明收據
• 一般收款不包含所購料號的廠商、日期或摘要 
• 誰是有能力的個人沒有初始或簽署的錢，他們給他們 

承諾是指機構或員工向一個人借出代理資金或自己的錢，並期望從個人津貼資金中獲得還款。 國家法律禁止將錢借給個人津貼受助人，即使在短時間內，以後從個人津貼資金中償還。 

如果住所的工作人員在請求時無法獲得現金，則該住所可能不會從零用現金或貸款個人資金中獲得資金，然後從該人的個人津貼中償還零用現金或工作人員。 事先規劃可以消除工作人員可能會被誘惑貸款機構資金或自己的資金的情況。 該機構應檢討其程序，以確保當可以打開保險箱的工作人員下班時，有計劃確保個人可以獲得他們的資金。 

今天很難使用現金進行一些購買。 OPWDD 制定了政策，以解決使用信用卡進行購物的問題，以避免在必要時承諾（例如機票）。 DDSOO 或自願機構可以使用其商業信用卡購買物品給 DSOO 或自願機構董事管理個人津貼基金的人士。 個人的資金必須在購買前預留一旁，並用於購買的全部金額。 如果資金在購買之前沒有預留，則將被視為資金承諾，這將違反了 OPWDD 個人津貼條例（14 NYCRR 633.15）。

對於需要信用卡的購買，該機構可以確保他們允許人們訪問物品，並通過以下方式確保他們不承諾貨幣：

• 審查個人免稅額帳戶並確認是否有足夠的餘額來支付購買
• 在使用信用卡之前預留全部費用
• 交易完成後立即從個人賬戶支付全部費用至信用卡賬單

當該人沒有收入時，機構可能會提供資金購買物品或參加社區郊遊活動。 這不是推進資金，因為沒有期望該人會償還該機構。 如果一個機構向沒有收入的人提供資金，則如果該人以後符合福利的資格，則個人消費的資金將無法獲得補償。 

可以製定程序，允許員工在可以使用保險箱的員工下班時使用少量個人津貼資金。一種方法是使用分類帳系統。 

建議使用子分類帳作為最佳作法，因為：

• 安全區域以外的現金將最小化
• 它規定了資金的問責制
• 人們可以在需要時訪問他們的現金 

範例-分類帳

此範例說明一個提供者所使用的分類帳程序。

分類帳表是安全的，資金被鎖定在一個保險箱。 提供者指定有權訪問分類帳且安全的分類帳經理。 當指定經理下班時，可以將分類帳共同經理指定為備份以支付。 在職責可以從經理轉移到共同經理之前，必須先完成分類帳與現金的完整調節。 

如果在無法使用保險箱的情況下需要資金，則可以提前向另一個負責人員提供少量資金，並在郊遊完成後在住所內擔保。 工作人員簽署分類帳表，並將資金放入分類帳信封中，以指定資金的目的。 工作人員必須記錄所有錢的花費方式並提供收據。 當工作人員沒有與個人出去或代表他們購物時，資金和分類帳將得到保護。如果現金有特定用途，則負責人員必須購物並退回收據，並在七（7）天內更改給分類帳經理。 如果同一個人要求更多的錢，則員工必須在授予額外資金之前提交分類帳。

每當工作人員將一個人的資金轉移給另一個工作人員時，必須有一個分類帳分錄。 

提供商有幾個有助於保護資金的政策：

• 工作人員不得將資金從一個人的帳戶轉移或貸款到另一個人的帳戶 
• 禁止從個人津貼資金向員工貸款
• 工作人員不允許花自己的資金，後來得到報銷
• 不允許進入員工和個人資金; 每個人的資金分開保存
• 分類帳經理可以隨時稽核子分類帳

由於個人津貼會影響一個人的生活質量，濫用是受法律懲罰的。 個人免稅額管理不善可能是 A 類輕罪。 民事和刑事懲罰包括：

• 最多 2 年的監禁
• 罰款一萬元
• 高達兩倍濫用金額的判決