分類帳

負責管理個人津貼的機構必須保留分類帳(或其同等物品)以記錄所有交易。 分類帳應正確顯示所有存款,取款,轉賬,支出和利息,並且必須包括每筆交易的簡要說明。 分類帳上的餘額必須始終與住所現金和現金等價物的總額相匹配。 

有時候,一個人會有多個分類帳。 該機構可能會保留一個分類賬來記錄福利和個人津貼交易,而住所可能會保留另一個分類賬來記錄手頭現金的交易。此人應在交易時在住宅分類賬上或至少每月一次在 PEP 附帶的記錄上初始條目,除非 PEP 表明此人無法理解在這些記錄上簽名的含義。

此人、他們的父母、監護人、支持者、代表收款人和福利支付機構必須能夠根據要求查看個人津貼賬戶的所有記錄,包括分類賬。分類帳的副本必須每季度發送給代表收款人;非住宅提供者的分類帳副本也應每季度發送到住宅。

如果機構為多個人管理資金,則必須為家庭護理院中的個人執行至少 10% 的個人賬戶的年度審計,對董事是代表收款人或他們處理錢的其他類型住所的個人賬戶的 25% 的個人賬戶。 審計必須證明符合個人津貼法規。   

電子分類帳

一些機構使用電子電子表格而不是紙質分類帳。 每個人都有一個電子表格,每個月都有不同的頁面。 您可以設定試算表,在每次交易後自動計算個人津貼餘額,並在每個月間結轉餘額。 這有助於消除數學錯誤。 輸入條目,而不是手寫,也可以很容易地審計員看到資金是如何花費的。 

如果分類帳是電子式的,則必須在月底列印該月份的頁面,如果初始化對試算表有意義,則個人必須將試算表的起始日期與日期開始。 這表明該人收到了電子表格上反映的金額。 或者,該人員可以簽署其核准以電子方式維護之分類帳交易的個別每月確認。 這可以消除打印實際分類帳的需要。

如果您的機構沒有電子表格格式,您可以聯繫您當地的 FBEAM 以獲取樣本分類帳以使用或使用我們網站上的示例家庭護理分類帳和說明。

收據

收據是必要的,從個人津貼記錄支出。 收據應該對應於分類帳項目,並應清楚地顯示:

  • 購買的商品或服務
  • 支付的金額
  • 供應商
  • 購買日期 

當機構工作人員花費個人津貼資金時,需要收據。 每次購買都必須有收據,而分類帳項目應具有參考編號,導致相關收據。 如果沒有獲得代表個人進行的購買的收據,代理商可能需要向該人償還消費金額。

所有團體購買都需要收據。 收據應顯示以上所有項目,並列出組中的人數。 它應該表明,每個人花費的金額等於他們購買的使用(每個人的團購支付的金額也必須反映在其各自的分類帳中)。 每個人的分類帳必須附有收據的副本。

收款例外

如果工作人員使用個人免稅額購買 15 美元以下的例行娛樂活動相關物品,則不需要收據,但工作人員必須在分類帳中註明這筆小額費用(例如「電影-電影-電影名稱 -10.50 美元」)。

代理商可以自行決定要求工作人員進行的所有購買收據。 代理機構政策可能比法規更嚴格;您應參考代理機構的書面程序,以確保合規性。

當一個人以符合他們的資金管理評估的數額花費自己的資金時,不需要收據。分類帳上的項目應為「$XX.XX 用於支出」,該人應該初始輸入。 雖然此人購物不需要收據,但最佳做法是鼓勵此人獲取收據並將其交給住所妥善保管,以防物品需要退回或可能需要購買證明出於其他目的(例如保修)。重要的是要記住,給這個人的錢不能超過他們在 MMA 中被確定有能力獨立處理的錢。 

零售商獎勵

當零售商針對可兌換現金、商品或其他考量的購買發出獎勵時,該獎勵即為購買原始商品之人的唯一財產。 獎勵必須通過輸入優惠券或證書/卡號作為交易的一部分記錄在分類帳中,並且獎勵必須附在收據上。 獎勵優惠券、禮券/卡和積分只能由獲得他們的人使用。 如果該人不使用獎勵,則必須允許獎勵過期。 未使用的獎勵必須保留在購買收據上。

如果獎勵丟失或丟失,代理商工作人員應聯繫商店或連鎖店的免費電話號碼,以確定獎勵是否已兌換。 如果獎勵被使用,並且沒有證據表明該獎勵用於該人的利益(例如,稍後的收據上顯示),則機構必須向該人償還獎勵的價值。 如果機構無法確認是否已使用,則該機構必須向該人償還獎勵的價值。

個人津貼審計應包括驗證任何獎勵是否正確記錄,並用於該人的利益或允許過期。 不遵守上述要求的代理人員直接違反 OPWDD 的責任,以保護照顧個人的個人財產。

季度會計要求

至少每季度一次,個人津貼會計必須顯示個人津貼資金的位置。 它應該詳細說明:

  • 該人的住所和日間計劃的現金和現金等價物的金額
  • 個人擁有帳戶中的金額 
  • 代理銀行帳戶中的金額

如果季度會計是機構整體記錄的一部分,則會計必須顯示個人津貼資金與機構控制的其他資金分開。

記錄保留

機構必須保留完整的記錄,記錄涉及個人津貼的所有交易四(4)年。