個人基金管理

個人津貼條例概述了 DDSOs 和 OPWDD 志願機構的責任，這些機構負責代表他們所服務的個人處理任何個人資金。 他們指定住宅供應商和非住宅供應商的責任。 無論資金來源如何，如果該機構處理資金，該機構必須遵守個人津貼規定，包括記錄該機構管理的每筆資金收支，包括存款、取款、利息和賬戶之間的轉賬。 

個人免稅額是從一個人的每月入息中獲得的，包括未來的收入，例如政府福利和任何賺取的收入。 重要的是，隨著資金可用，一個人可以獲得他們的個人津貼。 機構必須在收到後的三個工作日內將個人津貼與其他款項分開。 個人必須在提出請求後的三個工作日內獲得個人資金。

住宅代理必須確定一個人是否需要代表收款人。 代表收款人的需求必須在入學後 10 天內進行評估和記錄，任何時間移動，如果他們的情況或管理資金的能力發生變化，以及該人或其他人代表他們要求資金。 如果該機構確定某人需要一名代表收款人，而他們之前沒有，則醫療保健專業人員必須進行評估並將他們的調查結果提交給 SSA。必須維護文件。 

如果代表收款人是設施董事，他們必須管理該人的福利和個人津貼而不收取費用。 如果設施主管不是代表收款人，他們必須以書面形式提出免費管理個人津貼。有關代表性收款人責任的其他信息，請參閱 NYCRR 14 第 633.9 節。  

住宅機構必須制定和實施資金管理和使用的政策和程序。 政策和程序必須至少解決：

• 資金的安全性，包括維護的位置和訪問限制
• 員工，志願者和提供者的責任
• 電子和紙上的記錄保存
• 個人津貼的支出和監控
• 使用個人免稅額只是為了使該人受益，並反映他們的選擇
• 個人個人支出計劃和實施個人支出計劃（PEP）的過程 
• 當提供者申請成為代表收款人時，通知其所選擇的人士和各方
• 對會計請求的回應

住宅機構負責根據以下指引管理個人津貼帳戶：

• 個人津貼必須在收到後三（3）個工作日內與收入或淨可用月收入（NAMI）分開。 
• 必須保留所有資源的記錄，以確保繼續有資格獲得福利和權利 
• 會計過程必須清楚地確定個人津貼與屬於該機構，其僱員，承包商，顧問，志願者或家庭護理提供者的任何資金分開
• 如果個人津貼已存入代理銀行賬戶，則個人津貼賬戶必須反映個人賺取的所有利息

除了這些準則之外，機構或贊助機構必須制定程序來監控個人可以獨立使用的資金總額，並與個人合作以確保該總額不超過個人資金管理評估中指定的金額（綜合格鬥）。這包括：

• 該人持有的現金或現金等價物，例如借記卡或預付信用卡
• 資金由人從他們的收入保留
• 在個人擁有的帳戶中維持的資金（例如，在社區銀行帳戶中）

人們有時會從一種生活環境轉移到另一種生活環 在此過渡期間，重要的是，他們必須不間斷地訪問他們的個人津貼錢。

個人免稅額屬於該人，並且必須由該人酌情決定是可用於個人消費。 為了確保該人的資金仍然可用，已制定具體程序，並概述如下。   

當原來的機構是代表收款人，而該人的款項完全來自社會保障或 SSI 以外的來源，則所有個人免稅額資金的餘額必須在該人離開後 10 天內轉交新住所的適當人士。 在過渡期間，在指定新代表收款人之前收到的任何額外資金必須在收到新代理商後的 5 個工作日內轉發。 此安排會繼續進行，直至指定新收款人為止。 如果新居住地是 DDSOO 或自願認證的居住地，則新提供者必須確定是否仍需要代表收款人，並在入院後 10 天內申請成為收款人（如適用）。

當該人的任何款項是由社會保障局（SSA）支付的款項衍生時，無論該人在何處搬家，均適用以下程序：

當代表收款人發生變動時，SSA 的所有款項必須在 10 天內退還給 SSA。 必須通知新的代理商或收款人退回的日期和金額。
如果要求特定個人或在某些情況下，SSA 可以授予書面許可，將資金轉發給新收款人。 此權限必須保留在檔案中。
如果獲得 SSA 的書面許可，將資金轉發給新機構，則必須在搬遷後的 10 天內轉發資金。
除上述程序外，當一個人搬到另一個由 OPWDD 認證或經營的住所時，也適用以下具體要求： 

• 當任何人搬遷時，該機構必須將 1 個月的法定個人免稅額或該人的經費總額中較少者的資金發送給新機構，然後才能將剩餘的資金退還給公共福利金。 
• 當一個新的機構被任命為代表收款人，並收到一個人的資金，這筆錢必須被視為個人津貼。 如果任何租金在任命為代表收款人之前的一段時間內到期，則代理商必須獲得 SSA 的書面許可以收取租金，除非該個人居住在 ICF，DC 或 SRU。 
• 葬禮基金必須在 10 個工作日內發送給新的收款人，並且必須清楚標明。 新機構必須單獨考慮埋葬基金，以使其仍然是 SSI 和 Medicaid 目的的排除資源。
• 如果已確定某人需要代表收款人，則新機構必須在該人搬遷後的 10 個工作日內向 SSA 申請成為該人的代表收款人。 住宅代理機構應記錄收款人的需要及其作為代表收款人的要約。 此文檔應保留在案件文件中。 

上述程序旨在避免個人搬到新居所時，個人免稅額短缺。 如果一個人搬進由其他機構經營的住所，並且由於該人的福利尚未支付給新機構而出現臨時短缺，則該機構可以提前該人的個人津貼，直到收到福利為止。 這是代理機構唯一可以向個人提款的時候。 任何其他資金的進步構成承諾，並被禁止。 

接受住宅機構提供的個人免稅額資金作個人使用的非住宅提供者對這些資金承擔責任，並且必須按照個人津貼條例處理這些資金。 

這項責任包括建立至少解決以下問題的政策和程序：

• 資金的使用
• 資金的安全
• 電子和紙上的記錄保存
• 所有處理資金的機構人員的責任，包括員工，承包商，顧問和志願者 
• 個人津貼的支出和監控

此外，個人津貼條例要求非住宅提供者必須：

• 維持最新的特定人員記錄或分類帳，詳細列明個人津貼資金的收據、支付及餘額
• 按照 14《紐約證券公司》633.15 的規定獲得收據
• 確保支出使個人受益，並且由該人購買或為該人購買的物品成為他或她的個人財產
• 確保個人免稅額的使用符合個人的消費計劃
• 向住宅代理機構發送該計劃每季持有個人津貼資金的每個人的分類帳副本

有與個人津貼相關的不同類型的帳戶。 必須為個人津貼條例所涵蓋的所有帳戶維護文件。 雖然您可能不會與所有人一起工作，但您應該熟悉他們的目的，並且還應該知道：

• 貴機構中誰管理賬戶？
• 您的機構如何管理個人津貼？ 

你亦應知道如何查閱有關某人士在任何一個月內應繳的個人免稅額，以及與你合作的個人免稅額帳戶內的總結餘。 這些帳戶可能包括以下任何或所有內容：

• 個人津貼帳戶
• 機構受信人個人津貼帳戶
• 個人擁有的帳戶
• 在該人的住所和/或日間計劃中使用現金或現金等價物，例如借記卡或預付信用卡
• 該人所擁有的金錢

個人津貼帳戶
當住宿機構管理個人津貼時，必須為該人建立個人津貼帳戶。 這適用於代理商是代表收款人和/或當他們從代表收款人或個人那裡收到資金進行管理時。 個人免稅額帳戶包括一個會計程序，以記錄所有個人免稅額的收發和發放。 沒有必要的格式，但建議有列顯示當前收入和儲蓄之間的差異。 機構必須確定哪些帳戶持有個人津貼，以及每個帳戶中的金額至少每季度。 個人免稅額帳戶資金必須存放於以下一個或多個帳戶：   

• 機構受信人個人津貼帳戶
• 個人擁有的帳戶
• 在該人的住所現金
• 透過其他服務供應商支付

代理人受信人個人津貼帳戶

受信個人免稅額帳戶是由一個機構建立的，以載有他們負責的個人免稅基金。 他們可能包含多個人的個人免稅額，但機構必須能夠確定屬於每個人的個人免稅額。 該帳戶必須帶息。 該帳戶的利息必須分配給誰在賬戶中有錢的所有人。 雖然該機構控制銀行帳戶，但該機構不擁有帳戶中的錢。 

只有獲得授權的代理人員才可以訪問受託人帳戶。 錢只能按以下方式支付：

• 給消費的人 
• 到住所保留該人的手頭現金 
• 向供應商支付個人津貼費用  
• 給家人或朋友用收據補償購買
• 至個人擁有的帳戶

個人擁有帳戶
自有賬戶是指在社區金融機構開立的賬戶。該賬戶可用於可能具有一些資金管理技能但需要培訓的人、需要物理存款和取款方面幫助的人，或出於 PEP 中記錄的其他原因的人。它應該僅以個人名義顯示，以反映唯一所有權。該帳戶絕不能同時使用該人的姓名和代理機構或代理機構員工的名稱。 如果可能的話，該帳戶應該是利息承擔。 工資可以存入賬戶。在文檔和控制方面，直接存款始終是一個好主意。

一些機構使用借記卡或 ATM 卡來更好地管理個人津貼。 這有一個優勢，因為錢幾乎可以從任何地方訪問，並以與其他人相同的方式訪問。 大多數 ATM 都有攝像頭，這在調查問題時很有幫助。 銀行對帳單顯示提款和貸方，可用作內部控制。 它還減少了房子裡的現金量。 

由於人員擁有的帳戶僅屬於該人，因此他們需要負責與該帳戶相關的任何費用。 但是，該機構有責任為個人尋求最佳選擇，並嘗試免除任何費用。 該機構還負責監控帳戶餘額，以確保該人員的總資源低於允許的限制，以免減少該人的利益。

住宅現金
根據 PEP 並應個人或相關機構工作人員的要求，現金可存放在住所以滿足個人的日常需求。現金必須在一個安全的位置，並且應該有限的資金訪問。 資金應根據他們的要求提供給該人。 住所必須有所有收據，支出和住所內所有現金餘額的文件，包括分類帳或同等物品。 如果住所持有的現金等價物（例如預付信用卡）必須被視為現金。 住所的現金數額應反映個人根據其 PEP 的支出需求，並且等於或小於住所的現金上限數額。法定現金上限適用於該機構可以為某人在住所維持的現金總額（包括工資）。 當有 SSA COLA 時，現金上限將每年作出調整，並相等於康理關懷第三級（專科學校）的法定個人津貼額加 $20。 出於特定目的，此金額最多可超過 14 個日曆日。超額金額的具體金額，時間和目的的文件必須包括在現金賬戶記錄中。 代理機構可以選擇低於法定金額的現金上限，但不得超過該金額。 住所的一部分現金可能會提供給非住所計劃，供此人在該計劃接受服務時使用。 

現金計劃
日間計劃必須遵循所有非住宅供應商的要求。 提供給一天計劃的資金不應該對人做他們在晚上和周末喜歡的事情的能力產生負面影響。 住宅計劃不能將個人津貼資金轉移到當日計劃，除非當日計劃具有處理個人津貼的程序，包括：

• 為每天計劃正在處理任何個人津貼金錢的每個人保留單獨的分類帳和收據 
• 向住宅計劃發送季度報告
• 遵循這個人的 PEP

這些程序只適用於無能力處理自己的資金或金額大於其資金管理評估中指定的金額的人。 如果當天計劃不遵循法規要求，住宅機構的工作人員不應向當天計劃發送個人津貼資金。 

例如：DDSOO 和一天計劃共同努力，在她選擇的白天社區郊遊期間為 Jessica 提供個人津貼。 該住所從手頭現金中提取一小筆（$20 或更少），並將其發送到當天計劃。 當天的計劃給出了現金的收據居住。 當天計劃工作人員保留所有支出的分類帳，包括如何使用這筆錢和收據（如果需要）。 每個季度，一天的程序發送分類帳的副本到住宅計劃。 這種安排減少了當天計劃和居住之間轉移少量特定金額的時間和文書工作。 OPWDD 也認為這是一種更安全的安排，因為每天處理資金的人越少。